Pour les entreprises, la dématérialisation est lancée, et c’est un grand avantage, car cela facilite grandement le travail au quotidien tout en augmentant la productivité. Récemment, ce sont les factures qui se dématérialisent. Mais qu’est-ce que l’on entend réellement alors par facturation digitale ? Immédiatement les réponses.
La facturation digitale
La facturation digitale est le fait de transmettre des factures éditées au format numérique. Facture numérique remplace donc les factures au format papier. On peut l’utiliser pour toutes sortes de factures : avoir, acompte, pro forma… Mais elle n’est valide que si elle respecte les réglementations françaises et européennes. Ainsi, les factures dématérialisées doivent obligatoirement respecter certaines conditions : transmission, archivage, intégrité et authentification de l’émetteur grâce à la signature électronique ou le format EDI. C’est de la sorte qu’elles auront la même valeur légale et fiscale que les factures en version papier. Pour réaliser et pour envoyer des factures digitales, il n’est pas nécessaire d’avoir recours à un logiciel de facturation. Cependant, en avoir fait gagner du temps tout en facilitant les tâches.
Les modes de dématérialisation des factures
- La facture électronique non structurée: Si les factures sont envoyées par mail comme pièce jointe sous forme PDF ou image, la preuve juridique valable est la version papier. Ces factures papier numérisées ne sont pas considérées comme une facturation digitale.
- La facture électronique structurée: Les factures sont créées, envoyées, reçues et conservées au format standard pour l’EDI (Échange de données informatisées) avec des normes certifiées par l’administration. Quand deux entreprises optent pour ce type de factures, elles doivent au préalable déterminer la norme commune d’échange pour la télétransmission.
Toutes les raisons d’opter pour la facturation digitale
Adopter la facturation digitale ne présente que des bénéfices pour l’entreprise, et ce, sur différents points. Avant tout, les factures numérisées sont transmises rapidement aux clients et fournisseurs. Le gain de temps est assuré. Elles permettent aussi de faire des économies d’espace de stockage physique. Il ne faudrait pas oublier que ces documents font l’objet d’archivage strict. Avec les factures électroniques, il n’y a aucun risque de perte, car elles sont gardées sur le serveur ou le disque dur. N’oublions pas aussi les économies financières réalisées, car il n’est plus nécessaire d’acheter du papier, d’imprimer et d’affranchir les factures. La dernière raison qui incite à choisir la facturation digitale est que c’est éco-responsable et durable : moins de papier et réduction de l’empreinte carbone.
La facturation digitale, une obligation
Depuis l’année 2020, la facturation digitale est obligatoire pour toutes les entreprises qui adressent des factures à l’État, aux entreprises publiques ou aux collectivités territoriales. Cette numérisation permet d’alléger les procédures. Mais c’est également pour lutter contre les fraudes, notamment la fraude à la TVA, pour simplifier les déclarations de TVA et pour renforcer la compétitivité des entreprises. À noter que cela va s’appliquer à toutes les entreprises à partir de l’année 2023 (obligation d’accepter les factures digitales). L’année 2024, c’est l’obligation de les émettre pour les ETI, et en 2025, c’est l’obligation de les émettre pour les TPE et PME. En guise d’information, la signature électrique est obligatoire dans le processus de facturation digitale.
